Contoh Percakapan Call Center terhadap Klien
Percakapan antara CS dengan klien isinya tidak jauh dari produk barang atau jasa. Biasanya contoh percakapan seperti ini berasal dari klien atau konsumen yang bertanya seputar permasalahan yang dialami, call center kemudian akan memberikan solusi atau instruksi penanganan problem tersebut.
Call center atau pusat komunikasi adalah suatu divisi/unit khusus pada suatu organisasi atau perusahaan yang tugasnya adalah untuk mengelola proses komunikasi masuk dan komunikasi keluar antara pihak internal dan eksternal baik melalui telepon, email, chatting, obrolan online, atau media sosial lainnya.
Saat ini, peran CS sangat penting untuk menjaga komunikasi antara perusahaan dengan konsumen. Ketika sobat kosngosan misalnya menggunakan layanan wifi, jika terjadi masalah, maka CS adalah pihak pertama yang harus dihubungi. Untuk itu, call center harus bisa menjawab segala pertanyaan yang diajukan oleh klien.
Contoh Percakapan Call Cender dengan Klien
Call center memang digunakan oleh berbagai bidang perusahaan, termasuk bidang ritel, layanan jasa, lembaga pemerintah seperti BUMN dan BUMD, dan banyak lagi.
Berikut beberapa contoh percakapan cs dengan klien produk yang bisa sobat kosngosan jadikan sebagai referensi :
Contoh Percakapan CS dengan Pengguna WIFI
Klien : Selamat malam pak, saya mengalami masalah dengan koneksi wifi dirumah. Sangat lambat dan loading ketika digunakan.
Customer Service : Malam bu mutiah, saya dengan senang hati membantu. Boleh saya tahu nomor pelanggan Ibu?
Klien : Tentu, nomor akun gue 123456789.
Customer Service : Terima kasih. Sekarang, apakah Ibu mutiah bisa memberi tahu kami apakah masalah ini baru saja muncul atau sudah berlangsung beberapa waktu lalu?
Klien : Masalah jaringan lelet ini sudah berlangsung 2 hari yang lalu sih
Customer Service : Kami minta maaf atas ketidaknyamanan ini, Bu. Mari kita coba beberapa langkah awal untuk mencari tahu masalahnya. Apakah ibu sudah mencoba untuk me-restart router wifi nya?
Klien : Ya, saya sudah mencobanya lho. Tapi tidak ada pengaruh yang signifikan.
Customer Service : Baik, terima kasih sudah mencobanya. Berikutnya, apakah Ibu bisa cek apakah ada perangkat lain yang terhubung ke jaringan wifi yang mungkin memakan banyak bandwidth?
Klien : Saya cek dulu ya (setelah beberapa saat) Ternyata, ada beberapa perangkat lain yang terhubung. Saya akan mematikannya sekarang.
Customer Service : Terima kasih sudah membantu Bu. Coba periksa kembali koneksi internet Ibu sekarang. Apakah ada perubahan?
Klien : Masih lelet sih bu. Tapi sekarang sudah agak lebih cepat. Tapi saya masih belum puas.
Customer Service : Baik terimakasih bu. Izinkan kami berkomunikasi dengan Tim IT kami dulu ya bu, untuk mengetahui masalah yang sebenarnya terjadi di daerah Ibu.
Klien : Saya tunggu berapa lama nih?
Customer Service : Kira kira sekitar 2 jam bu, nanti kami hubungi kembali jika tim kami sudah siap berkunjung ke lokasi ibu untuk mengecek apakah terjadi kerusakan hardware.
Klien : Oh oke, saya tunggu ya. Trims infonya
Customer Service : Sama-sama. Semoga masalah koneksi wifi ibu mutiah cepat terselesaikan ya. Jika ada yang bisa kami bantu lainnya, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali. Selamat malam!
Baca juga : Contoh Percakapan Customer Service
Contoh Percakapan Call Center Bank dengan Nasabah
CS: Nomor antrian 024, Silakan duduk, Apa kabar ibu ? Saya dengan Rani Fitriani, boleh saya tahu nama Ibu
Nasabah : Siang mba, saya dengan Nurul
CS: Baik ibu Nurul, ada yang bisa saya bantu ?
Nasabah : Saya mau buka rekening tabungan mba, syarat nya apa aja ya ?
CS: Baik, ibu Nurul ingin membuka rekening tabungan ya, apakah Ibu Nurul sebelumnyasudah memiliki rekening di Bank Central Kosngosan?
Nasbah : Belum mba
CS: Ibu Nurul membuka rekening untuk tujuan apa ? keperluan sehari-hari, investasi atau bisnis ?
Nasabah : Untuk sehari-hari aja mba
CS : Baik Ibu Nurul, saya minta kesediaan waktu Ibu untuk menjelaskan jenis tabungan kami.
Nasabah : Iya saya mengeri, saya buka Tabungan Silver aja mba
CS : Baik, ibu Nurul ingin membuka rekening Tabungan Silver ya, mohon terlebih dahulu ibu Nurul mengisi formulir pembukaan rekening ini
Nasabah : Oh boleh, ini
CS: Ibu Nurul, saya akan fotocopy KTP ibu terlebih dahulu…mohon ditunggu sebentar ya
Nasabah : Sudah ini mba
CS: Mohon ditunggu sebentar ya ibu Nurul, saya akan proses data-data ibu. Terimakasih ibu Nurul sudah menunggu.
Proses pembukaan rekening sudah selesai,ini buku tabungan ibu Nurul, mohon tanda tangan terlebih dahulu pada kotak ini. Ini buku tabungan Ibu Nurul
Silakan ibu melakukan setoran awal di Teller dengan mengisi form setoran terlebih dahulu. Bagaimana ibu Nurul apa ada yangbisa saya bantu lagi ?
Nasabah : Iya. Saya kira tidak ada bu. Udah cukup
CS: Terimakasih ibu Nurul atas kunjungannya ke Bank Central Kosngosan, selamat siang
Contoh Percakapan CS dengan Pembeli Ecommerce
Cs: Selamat siang di layanan kostumer PT Kosngosan, apa yang bisa saya bantu?
Klien : Saya pak Reza. Saya memesan Skincare 1 minggu yang lalu melalui laman web ini, saya telah mengisi formulir lengkap dan melakukan pembayaran, tapi barang yang saya minta belum sampe ya, kira kira ada masalah apa ya?
Cs: Kami mohon maaf atas masalah ini pak, kami akan memeriksa pesanan bapak terlebih dahulu, apakah bapak memiliki nomor resi pemesanan atau bukti pembayaran yang terlampir?
Klien : Oh iya, sebentara ya, saya cek dulu. (Kemudian memberikan nomor nya)
Cs: Terimakasih, pesanan Bapak sudah ada di system kami, dan mohon maaf pesanan Bapak memang mengalami penundaan terkait masalah teknis
Kami akan segera mengirimkan orderan yang bapak pesan sesegara mungking. Kami akan menginformasikan ke bapak jika barang sudah dikirm, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Klien : Baik pak, saya tunggu ya secepatnya.
Cs : Baik pak, ada yang bisa kami bantu lagi?
Klien : saya rasa cukup deh,
Cs : Terimakasih sudah menghubungi layanan cs kosngosan, sampai jumpa kembali
Contoh lainnya
Customer Service : Halo, dengan saya Reza, ada yang bisa saya bantu ?
Mutiah : Kapan dompet kulit ku dikirimkan ya? Sudah CO dari 3 hari yang lalu
Customer Service : Maaf, sebelumnya boleh dibantu memberitahu kode pembeliannya, bu?
Mutiah : Ya ampun… Aku lupa kode nya deh. Sek, aku periksa dulu ya. (beberapa saat kemudian), nih kode pemesananaya 123456
Customer Service : Baik terimakasih bu. Apakah ini pesanannya, Ibu Mutiah? Dompet kulit merek kosngosan dengan catatan "To Mas Tersayang" apakah betul bu?
Mutiah : Iya itu tuh, kapan dikirim ya? Ultahnya pacar saya sehari lagi lho, masa belum dikirim juga sih. Bagaimana bisa?!
Customer Service : Mohon maaf bu, setelah kami cek, pesanan ibu memang terkendala pada proses packing dan alamat pengiriman yang kurang jelas. Izinkan kami memeriksa ulang ya
Mutiah : Jadi gimana dong?
Customer Service : Bisa diberitahu alamat jelas dan nomor kontak tujuan yang bisa dihubungi bu?
Mutiah : Nih, alamatnya blablablabala
Customer Service : Baik bu mutiah, terimakasih atas responnya. Untuk saat ini ibu bisa menunggu maksimal sampai nanti siang, status barang akan segera kami kirimkan.
Mutiah : Baiklah Kalo gitu, Saya tunggu!
Customer Service : Baik ibu Mutiah mohon maaf atas ketidaknyamanannya *lalu menutup telepon*)
Percakapan Call Center Bahasa Inggris
Contoh Template Percakapan Call Center
Beberapa contoh template pertanyaan dan jawaban yang bisa diajukan oleh petugas call center, bisa sobat kosngosan sesuaikan dengan kebutuhan masing masing :
Halo Bapak/Ibu ... ada yang bisa kami bantu ?
Kami meminta maaf atas masalah/ketidaknyamanan ini
Selamat pagi/siang/sore/malam, selamat datang di Layanan Call Center Kosngosan. Nama saya adalah blablabla. Ada yang bisa saya bantu?
Beri tahu kami jika ada hal lain yang bisa kami lakukan untuk Bapak/Ibu
Selamat pagi/siang/sore/malam, Anda sedang berbicara dengan Layanan Call Center Kosngosan. Ada yang bisa saya bantu?
Apakah ada masalah atau kendala khusus yang ingin Bapak/Ibu diskusikan bersama kami?
Bisakah Bapak/Ibu jelaskan masalah atau keluhannya secara lebih detail?
Kapan Bapak/Ibu pertama kali mengalami masalah ini?
Apakah masalah ini muncul secara tiba-tiba atau terjadi teratur?
Bisakah Bapak/Ibu memberikan nama lengkap dan alamat email lengkap?
Bisakah saya tahu tanggal lahir Bapak/Ibu sebagai verifikasi identitas?
Apakah Bapak/Ibu bisa memberikan detail akun atau nomor pelanggan untuk memverifikasi sebagai pemilik akun?
Apakah ada pertanyaan lain atau sesuatu yang ingin Bapak/Ibu sampaikan kepada kami?
Apakah ada hal lain yang bisa kami bantu dengan masalah Bapak/Ibu?
Bisakah kami membantu Bapak/Ibu lagi sebelum mengakhiri percakapan ini?
Kesimpulan
Contoh percakapan call center dengan klien ini bisa menjadi komponen penting dalam menjaga hubungan yang baik antara perusahaan dan pelanggan, serta memberikan layanan yang cepat dan responsif.
Semoga beberapa materi diatas bisa bermanfaat untuk sobat kosngosan. Jangan lupa untuk klik tombol share dan bagikan artikel ini ke sosial media mu ya, bookmart juga. adios!
