Tips Melaksanakan Rapat Bisnis dan Membuat Laporannya
Keterampilan bernegosiasi dalam bisnis sangat diperlukan untuk mencapai kesepakatan bersama. Lalu apa saja tips dalam melaksanakan rapat bisnis dan bagaimana cara membuat laporan rapat bisnis yang baik dan benar? Rapat bisnis adalah suatu bentuk pertemuan dua orang atau lebih pada suatu tempat baik didalam maupun diluar perusahaan untuk membahas sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Rapat bisnis umumnya akan membahas berbagai hal yang rutin, seperti mengenai perkembangan penjualan perusahaan, pendistribusian ke daerah dan persiapan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi.
Perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis adalah kalau rapat Bisnis berbicara kegiatan bisnis yang bertujuan dan berorientasi pada bisnis demi memperoleh keuntungan.
Sedangkan rapat Non Bisnis tujuan penyelenggarannya tidak berorientasi bisnis, seperti dalam maksud sosial kemasyarakatan, pelayanan kesehatan, pendidikan dan lainnya
Dalam rapat bisnis membutuhkan korespondensi. Peran korespondensi dalam bisnis sangat penting dalam kelancaran suatu kegiatan produksi
Karena ini akan menjamin proses administrasi dengan lancar sehingga perkembangan usaha dapat berjalan dengan cepat dan mencapai profit yang maksimal.
Tips Melaksanakan Rapat Bisnis
Jelaskan hal hal apa saja yang diperlukan dalam rapat bisnis? Kita perlu untuk identifikasi persiapan rapat bisnis terlebih dahulu sebelum mengikuti beberapa langkah yang sudah kosngosan rangkum dibawah ini :
Menentukan Tujuan dan Jenis Rapat
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan. Biasanya rapat bisnis dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis yaitu :
Status Update Meetings, rapat yang mencakup pertemuan antara tim dan proyek reguler
Information sharing meetings, yaitu untuk membagikan informasi dengan para peserta, seperti perubahan yang akan datang, produk terbaru, atau pengetahuan tentang suatu hal.
Decision Making meetings, untuk mengambil keputusan tertentu, bisa dilakukan secara umum atau bisa juga pertemuan khusus sendiri dengan jumlah orang terbatas
Problem solving meetings, jenis rapat yang paling kompleks dan beragam, membahas masalah yang sudah diidentifikasi atau menyusun strategi untuk penyelesaian masalah
Innovation meeting atau brainstorming meeting, yaitu mengumpulkan ide serta merancang, sehingga menghasilkan rekomendasi tugas pada pihak yang bersangkutan
Team building meetings, berfokus pada kontribusi membangun tim, seperti mencakup kick-off meeting, all-hands meeting dan event perusahaan.
Membuat Perencanaan Rapat
Termasuk didalamnya adalah contoh agenda rapat. Menampilkan agenda rapat pada undangan, adalah poin penting dalam membuat rapat bisnis yang lebih efektif dan efisien.
Agenda rapat (meeting agenda) akan membuat anggota rapat mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan bisnis tersebut, sehingga setiap anggota bisa mempersiapkan materi meeting dengan baik.
Selain itu, rencana rapat akan mencegah topik rapat keluar dari jalur yang telah ditetapkan, dan notulen bisa dengan mudah mengarahkannya kembali pada jalur topik yang benar.
Menentukan Undangan Rapat
Rapat yang berkualitas juga ditentukan oleh seberapa banyak undangan rapat. Apabila rapat dihadiri oleh banyak orang, hal ini tidak jarang yang membuat ruangan terasa sesak dan situasinya sering tidak terkendali.
Untuk sobat kosngosan yang berperan sebagai penyelanggara rapat, sebaiknya mengatur jumlah anggota rapat yang efektif dengan menentukan jumlah undangan yang akan dikirim kepada siapa saja. Tentunya dengan mempertimbangkan posisi dan peran serta mereka di dalam pertemuan nanti
Memastikan Pelaksanaan Undangan Tepat Sasaran
Jangan mengundang semua karyawan kalau topik rapat hanya tentang strategi marketing produk saja. Praktisnya kamu bisa menentukan untuk mengundang Divisi Pemasaran dan Brand saja untuk mengikuti rapat bisnis tersebut.
Begitu juga dengan rapat lainnya. Tentu saja hal ini supaya rapat bisa diisi oleh orang orang yang memang mengerti dan bisa berkontribusi maksimal.
Pelaksanaan Rapat
Setelah sobat kosngoꜱan telah melakukan berbagai langkah persiapan rapat bisnis seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya
Maka langkah utamanya adalah mengenai pelaksanaan rapat yang berjalan lancar dan efektif. Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga elemen utama
Yaitu kesiapan panitia penyelenggara, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi dan keaktifan peserta dalam mengikuti rapat bisnis.
Tentunya kalau salah satu dari tiga elemen ini tidak berjalan baik, maka rapat tidak akan berjalan secara berkualitas.
Dalam pelaksanaannya, beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya bisa berjalan efektif, efisien dan berkualitas antara lain :
- Mencatat hal penting dalam rapat (masalah, saran dan kesepakatan)
- Mengontrol berjalannya rapat supaya tetap terkendali
- Memastikan pelaksanaan rapat tepat waktu sesuai agenda rapat yang sudah ditetapkan
- Melarang penggunaan gadget selama rapat
- Mengusahakan durasi rapat bisnis yang singkat
Mengadakan Sesi Q&A
Walaupun sobat kosngosan ingin menjaga supaya durasi rapat sesingkat mungkin, namun jangan lupa untuk menyediakan sesi tanya jawab.
Karena segmen ini cukup penting untuk merangsang anggota aktif terhadap keseluruhan pembahasan yang mungkin telah dilakukan.
Pada sesi ini kamu bisa memastikan keterlibatan peserta supaya lebih pro aktif dalam mengikuti rapat yang telah selesai dilakukan.
Kalian juga dapat memberitahukan peserta dam mempersilahkan mereka mempersiapkan pertanyaan yang ingin mereka tanyakan. Supaya ada pertimbangan gagasan apa yang ingin dibahas.
Membuat Action Plan
Action plan adalah poin yang menjadi hal penting untuk dilaksanakan setelah rapat selesai. Beberapa saat ketika rapat hendak berakhir (atau bisa juga setelah rapat selesai) ada baiknya untuk mendiskusikan langkah konkrit yang harus dilakukan.
Seperti menentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas tertentu, menentukan tenggat waktu yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan suatu isu, kewajiban baru karyawan dan sebagainya.
Action plan membuat hasil rapat yang sudah selesai jadinya tidak akan berakhir tanpa kesimpulan. Bagian ini sangat penting supaya setiap anggota rapat dapat menindak lanjuti hasilnya rapat pada kemudian hari.
Cara Membuat Laporan Rapat Bisnis
Bagaimana cara membuat laporan rapat bisnis yang baik dan benar? Persiapan sobat koꜱngosan yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain:
- Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup rapat bisnis
- Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
- Menentukan ide tau gagasan dalam rapat
- Mengumpulkan bahan yang diperlukan
- Menganalisis dan menafsirkan data yang sudah diperoleh
- Mengolah data dan mempersiapkan kerangka akhir yang diperlukan
- Membuat bagian pokok laporan bisnis yang terdiri dari Pendahuluan, Isi atau teks serta Penutup
Setelah melakukan beberapa persiapan tersebut, berikut cara menyusun teks laporan bisnis
- Membuat topik atau kriteria laporan rapat
- Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian rapat
- Mendeskripsikan lokasi atau tempat
- Menjelaskan berbagai proses atau prosedur dalam rapat
- Menyusun urutan tingkat pentingnya topik beserta solusinya secara alphabet
- Menyusun urutan tingkat pamiliaritas
- Menyusun sumber-sumber yang digunakan
- Pemecahan masalah
Contoh Susunan Notulen Rapat
Kepala Notulen: Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.
- Nama atau tema rapat yang dibahas
- Hari dan tanggal rapat dilaksanakan
- Waktu (jam) pelaksanaan rapat
- Tempat pelaksanaan rapat
- Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat
Susunan sistematis isi notulen dapat dibagi 4, yaitu:
- Kata Pembuka
- Pembahasan rapat
- Pembacaan Keputusan rapat
- Waktu Penutupan
Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3, yaitu:
- Nama Jabatan
- Tanda Tangan
- Nama Pejabat, Pangkat, atau NIP
Ingat untuk meminta tandatangan kepada pihak-pihak yang bertanggungjawab atas terlaksana rapat bisnis
Baca juga : Contoh Transaksi Perusahaan
Kata Penutup
Tips rapat bisnis kalau di masa seperti ini, misalkan mau rapat sebelum rapat kita bisa menerapkan beberapa langkah yang sudah kosngosan berikan diatas.
Termasuk agenda rapat atau kerangka topik apa saja sih yang bakal dibahas, apa topik rapat dan output yang kita inginkan nantinya.
Menjalkankan rapat bisnis yang tetap fokus diskusi dan berlangsung dua arah, moderator yang selalu berbicara, narasumber yang selalu menjelaskan sesuatu ketika anggota rapat bertanya
Dan beberapa ciri rapat yang berkualitas lainnya harus bisa dicapai. Semoga pembahasan kali ini bermanfaat, jangan lupa share dan bookmart halaman ini ya!
