Contoh Undangan Acara Rapat Lewat WhatsApp dan SMS
Bagaimana cara membuat surat undangan rapat secara online, yang dikirim melalui aplikasi chatting seperti Whatsapp (WA) dan SMS? Tentunya contoh undangan rapat tidak bisa sembarangan, seperti membuat surat undangan konvensional, kamu perlu memperhatikan proseduralnya.
Acara rapat atau meeting adalah salah satu kegiatan musyawarah mufakat untuk menghasilkan keputusan bulat terhadap suatu hal yang dinilai penting. Untuk mengundang para peserta, maka biasanya di buat lah surat undangan rapat yang ditujukan kepada seluruh peserta.
Rapat sering dilakukan oleh berbagai institusi baik yang formal maupun informal, seperti misalnya perusahaan, sekolah, kampus hingga pemerintahan pusat dan daerah. Untuk institusi besar yang bersifat formal, undangan rapat memang harus dibuat secara fisik.
Namun bagi institusi dengan ruang lingkup yang lebih kecil dan cenderung bersifat informal, alangkah lebih efektif dan efisien nya untuk mengirim undangan dalam bentuk online melalui aplikasi chatting atau SMS.
Seperti misalnya ketika perangkat desa ingin menggelar rapat mengenai penganggaran dana desa, maka undangan rapat tidak perlu diketik, dicetak dan dikirimkan ke ke rumah-rumah setiap warga.
Cukup dengan menggelar atau membuat grup WhatsApp, kemudian memberikan pemberitahuan mengenai detail acara rapat yang akan dilakukan di balai desa. Hal ini tentunya akan lebih efektif dan efisien.
Sudah menjadi hal yang lumrah dan tidak tabu, untuk memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu kita cara melakukan kegiatan sehari-hari, termasuk juga contoh email penawaran bisnis yang lebih praktis
Sehingga dana yang seharusnya dikeluarkan untuk biaya cetak dan pembelian kertas undangan, bisa dialokasikan ke kepentingan lain yang lebih urgen dan mendesak.Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Hal ini karena sebenarnya surat ini bersifat formal, akan tetapi dikirim melalui online hanya untuk melakukan penghematan dan efisiensi, dan surat undangan rapat dikirim secara internal, dan horizontal, tidak untuk ditujukan kepada pihak yang lebih tinggi lagi kewenangannya
Langkah pertama
Buatlah paragraf pertama sebagai alimat pembuka yang berisi ucapan salam, serta tujuan pembuatan surat dalam hal ini sebagai undangan acara rapat, dengan mengharapkan kehadiran setiap anggota
Langkah kedua
Setelah itu pada bagian utama buatlah bagian undangan dengan menjelaskan detail acara tersebut seperti alamat atau lokasi rapat, tanggal bulan dan tahun diadakannya rapat, serta waktu pukul berapa rapat akan berlangsung
Langkah ketiga
Buatlah paragraf terakhir atau penutup yang berisi pengharapan akan kedatangan pihak yang diundang, ucapan terima kasih atas kesediaan waktunya untuk menghadiri rapat.
Di bagian akhir surat online tersebut tulislah nama pihak yang bertanggung jawab serta posisi jabatannya di bawah. Bila perlu sebutkan juga tebusan kepada pihak lain seperti pada surat formal biasa.
Kapan waktu pengiriman surat undangan online yang tepat?
Biasanya orang akan lebih banyak memegang smartphone, ketika waktu istirahat tiba pas pertengahan hari antara pukul 12.00-01.00, atau sepulang kerja pada waktu prime time antara pukul 16.00-20.00.
Contoh Undangan Rapat Lewat WA dan SMS
Untungnya kali ini mimin kosngosan memberikan contoh dan format undangan online untuk pengadaan rapat. Kamu cukup copy dan paste kan ke aplikasi chatting milikmu serta menggantinya sesuai dengan kebutuhanmu.
Hal ini akan lebih efektif dan efisien karena kamu tidak perlu lagi mengetik dari awal. Berikut adalah contoh surat undangan online untuk acara rapat :
Contoh undangan rapat organisasi
Kepada : Anggota Karang Taruna
Perihal : Undangan Pertemuan
Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh,
Dengan hormat, bersama dengan ini kami mengharap kehadiran seluruh Anggota Karang Taruna untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 23 September 20xx
Waktu : 19.00 WIB (Ba’da Isya)
Lokasi : BASECAMP Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna
Demikian surat undangan ini kami buat sebagai mana mestinya, atas perhatian dan juga partisipasi serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Hormat kami,
Ketua Karang Taruna (Faris Antoni)
Sekretaris (Sity Anisa)
Nomor : 015/OSIS/SMA-7/III/20xx
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Kepada Yth.
Pengurus OSIS SMA Negeri 7 Padangsidimpuan
Di tempat
Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Salam sejahtera untuk kita semua, semoga kita selalu dilimpahkan rahmat dan keberkahan-Nya. Berhubungan dengan acara perpisahan murid kelas XII yang akan diselenggarakan pada bulan depan, dengan ini kami mengundang pengurus OSIS untuk melakukan rapat untuk membahas persiapan acara sekaligus pembentukan panitia. Rapat akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu / 19 Desember 20xx
Waktu : Pukul 13.00 – 14.30 WIB
Tempat : Gedung Aula SMA Negeri 7 Padangsidimpuan
Demikian surat undangan ini dibuat, kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu. Atas perhatiaannya kami ucapkan terima kasih. Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Sekretaris OSIS (Muhammad Reza)
Pembina OSIS (Irwandi, S.Pd)
Contoh Undangan Format Umum
Kepada Yth,
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Kota, Tanggal]
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : [Tanggal Acara]
Waktu : [Jam Acara]
Tempat : [Lokasi Acara]
Acara ini sangat penting bagi kami dan kami sangat berharap Bapak/Ibu dapat hadir dan berpartisipasi dalam acara tersebut.
Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam hangat,
[Nama Panitia/Pengirim]
cc: [Daftar Penerima cc (jika ada)]
NB: Mohon untuk mengconfirmasi kehadiran Bapak/Ibu melalui [nomor telepon/email] paling lambat [tanggal konfirmasi].
Kata Penutup
Setelah sobat kosngosan membaca uraian diatas mengenai contoh undangan rapat via WhatsApp send SMS, apa yang bisa kalian simpulkan?
