Contoh Quotation Penawaran Kerjasama Proyek Excel
Ketika suatu transaksi bisnis akan berlangsung, biasanya sebelumnya ada peran surat penawaran atau yang biasa disebut quotation yang diberikan oleh penyedia barang atau jasa kepada konsumen. Begitulah perdagangan dalam ekonomi. Surat ini begitu penting untuk memulai kerjasama. Bahkan boleh dikatakan sebagai penarik minat dan menjadi kunci kesuksesan kerja sama bisnis.
Namun bagi sebagian perusahaan menganggap surat ini sepele dan terkesan tidak memperhatikan detail rincian setiap item yang akan dikerjasamakan. Ketika pihak penerima proyek hendak mengajukan harga, memborong pekerjaan, dan meminta detail biaya proyek barang yang akan dikerjasamakan oleh perusahaan, maka keberadaan surat ini menjadi yang harus dilengkapi dalam dokumen.
Oleh karena itu kali ini kosngosan akan memberikan tips membuat surat penawaran yang berkualitas sekaligus memberikan contoh nya agar kamu bisa melakukan kerjasama tanpa mengalami kendala dan terkesan amatiran.
Dokumen penawaran biasanya dibuat oleh pihak administrasi. Akan tetapi untuk isi penawarannya maka seluruh anggota perusahaaan bertanggung jawab dalam menghasilakn dokumen penawaran yang berkualitas. Bagaimana surat ini dinilai dari kualitasnya? Surat penawaran yang terbaik tentunya memiliki struktur dan tujuan yang jelas.
Baca juga : Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang
Secara umum sebelum mengadakan kontrak kerjasama, maka pihak penyedia jasa atau barang akan memberikan dokumen penawaran yang terdiri dari 2 dokumen yaitu dokumen harga penawaran dan dokumen kualifikasi. Apabila diperlukan maka akan ditambah dokumen lain semacam data teknis dan sebagainya.
Kamu bisa membuat surat penawaran menggunakan microsoft excel, agar lebih mudah dalam perhitungan biaya dan teknisnya. Memanfaatkan rumus excel terbilang cukup mudah, kamu bisa googling panduan penggunaannya.
PT. KOSNGOSAN
J1. Nusa Indah No. 21
Padangsidimpuan
No.Telepon 0751-699-524/Kode pos : 25472
Email : kosngosan@yahoo.co.id
No : 01/PKSB/XII-2021
Bandung, 25 Desember 2021
Perihal : Balasan Penawaran Barang Lampiran
Yth : Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
PT. UKMSUMUT JL. Juanda No.28 Medan
Dengan Hormat Sehubungan dengan surat penawaran dari perusahaan saudara bernomor 01/PKSBDUI-2021, tentang penawaran beberapa unit peralatan perkantoran. Setelah mengadakan rapat dengan bagian divisi administrasi dan inventaris maka kami sepakat untuk membeli beberapa item barang tersebut seperti yang tertera dibawah ini
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih
Hormat kami
Manajer Pemasaran PT. KOSNGOSAN
REZA HARAHAP
Contoh Quotation 3
Berikut salah satu contoh bagian surat penawaran yang bisa menjadi referensi untuk kamu :
Kamu juga bisa Unduh surat penawaran proyek format excel disini. Petunjunk nya setelah kamu klik tautan tersebut, kamu akan diarahkan kehalaman safelink, tunggu sampai 5 detik hingga tombol download muncul.
Klik dan kamu akan dibawa ke google drive. Silahkan download dokumennya sepuasnya. Kamu bisa mengedit beberapa bagian tersebut karena formatnya xlx yang memang memiliki hak akses penuh.
Baca juga : Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji
Ada beberapa bagian dalam dokumen quotation yang perlu kamu ketahui, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Surat penawaran
Surat penawaran merupakan lembar pembuka yang berperan sebagai sampul dari dokumen penawaran. Ini adalah ujung tombak awet tidaknya kerjasama suatu bisnis. Kerjasama bisnis bisa saja dibatalkan karena surat penawaran ini tidak sesuai isinya dengan ketentuan.
Surat penawaran harus sudah sempurna saat dokumen penawaran akan diserahkan. Pihak administrasi perusahaan harus benar benar mengecek kesempurnaan surat penawaran ini. Seperti pengecekan kepala surat, bilangan yang tercantum dan bahkan tanda tangan pemimpin perusahaan yang tertera di bawah surat.
2. Daftar rekapitulasi biaya
Lembaranini berisi daftar yang memuat rekapitulasi dari keseluruhan biaya yang telah disusun dalam daftar perincian biaya. Di dalam daftar ini akan terlihat berapa jumlah penawaran dari pihak penawar kerja sama.
3. Daftar perincian biaya
Semua biaya yang dibutuhkan dari pekerjaan yang masuk dalam ketegori kerjasama bisnis ini akan disebutkan di dalam daftar perincian biaya ini. Biasanya panitia sudah mempersiapkan format pengisiannya.
4. Daftar harga satuan bahan produk dan upah tenaga kerja
Apabila kerjasama meliputi tenaga kerja dan produksi dari bahan baku, maka dokumen ini perlu disertakan. Untuk itu masing masing kedua belah pihak harus sudah menyusun dan mengikuti perkembangan daftar harga satuan dan upah tenaga agar dihasilkan daftar yang kredibel dan sesuai dengan kondisi dilapangan.
5. Daftar analisis harga satuan pekerjaan
Semua aktifitas pekerjaan yang ada didalam Daftar perincian biaya harus dibuat penjabarannya di dalam sebuah analisis harga satuan pekerjaan. Ada 2 sistem analisis harga satuan pekerjaan yaitu analisis BOW dan SNI. Untuk pengaplikasiannya kamu bisa googling di internet karena tidak akan dibahas disini.
6. Fotocopy jaminan penawaran
Dokumen ini terkait surat pernyataan dari sebuah lembaga resmi yang menyatakan bahwa lembaga tersebut memberikan jaminan terhadap penawaran yang diberikan penawar proyek. Jaminan penawaran ini dapat diperoleh peserta lelang dari bank umum atau perusahaan asuransi setempat.
7. Surat pernyataan sesanggupan membayar BPJS Ketenagakerjaan
Pihak penerima proyek juga akan mensyaratkan agar perusahaan menyanggupi untuk mengikuti program jaminan sosial tenaga kerja melalui asuransi BPJS. Terkadang surat pernyataan ini digabungkan bersama surat kesanggupan membayar pajak dan menjalankan program K3.
8. Struktur organisasi pelaksanaan
Dokumen ini merupakan skema organisatoris yang isinya pekerja yang akan melakukan kegiatan proyek. Beberapa jabatan umum dalam struktur organisasi seperti site manager, site engineer sipil, site engineer arsitektur, pelaksana sipil, pelaksana arsitektur, surveyor, logistik dan administrasi dan banyak lagi.
9. Metode pelaksanaan teknis
Sebuah proposal yang menjelaskan bagaimana penawar proyek melaksanakan pekerjaan tersebut. Metode pelaksanaan akan memiliki nilai lebih jika menggambarkan inovasi dan alur kerja yang runtut, mudah dipahami dan menggambarkan keselurahan antara waktu pelaksanaan dan alur kerja pelaksanaan.
10. Jadwal rencana pelaksanaan proyek
Jadwal yang berisi item pekerjaan beserta waktu pelaksanaanya. Dalam dokumen penawaran biasanya jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan dilengkapi dengan Kurva S
11. Daftar personil inti
Dokumen ini berisi daftar pekerja yang akan menyelesaikan proyek. Dokuemn ini akan mencantumkan nama pekerja, tempat tanggal lahir, pendidikan, pengalaman kerja, nomor ijazah, nomor surat keterangan ahli (SKA) atau nomor surat keterangan terampil (SKT).
12. Daftar peralatan
Dokumen ini memuat list alat yang dimiliki perusahaan yang akan dipergunakan dalam proyek. Terdiri dari jenis alat, merk, tahun pembuatan dan jenis kepemilikannya. Dengan demikian dipastikan kegiatan teknis proyek akan menggunakan alat yang sesuai dengan standar kerja.
13. Network planning
Dokukmen ini mengandung bagan yang menampilkan urutan pekerjaan dari awal hingga akhir. Dengan adanya bagan urutan pekerjaan ini, maka proyek diharapkan akan lebih terorganisir dan matang mengikuti urutan atau tahapan proyek.
14. Surat pernyataan minat
Seperti namanya, dokumen ini berisi pernyataan minat calon penyedia jasa untuk mengikuti kegiatan proyek. Bila dokumen ini tidak ada sejatinya perusahaan penawar dinyatakan tidak memiliki minat untuk ikut proyek sehingga dokumen panawarannya juga tidak akan berlaku.
15. Pakta integritas
Berupa semacam surat pernyataan peserta proyek yang isinya untuk tidak melakukan praktik yang melanggar hukum seperti kolusi, korupsi dan nepotisme dalam segala bentuk apapun. Dan apabila terbukti melanggar maka akan dikenakan sanksi sesuai hukum yang berlaku.
16. Formulir isian mengenai kualifikasi
Terakhir adalah dokumen yang berisi sebuah formulir memuat data perusahaan penawar proyek. Bagian ini seperti Curriculum vitae-nya sebuah perusahaan. Berisi pengalaman dan keberhasilan proyek apa saja yang sudah dikerjakan serta kemampuan apa yang dimiliki perusahaan tersebut.
Baca juga : Contoh Surat Peringatan Kerja
Sebagai seorang pebisnis, kamu perlu mengetahui bagaimana cara membuat quotation atau surat penawaran yang baik dan benar, sehingga klien atau partner bisnis mu juga bisa puas bekerjaa sama dengan mu. Walaupun sekarang kamu bisa memperkerjakan orang untuk membuat hal hal sepele seperti ini, tidak ada salahnya mengetahuinya supaya menambah pengetahuan dan keterampilanmu sebagai seorang pengusaha atau karyawan
Demikianlah pembahasan seputar Surat Quotation Penawaran Harga Barang Proyek Lengkap kali ini, semoga kamu bisa memanfaatkan file diatas untuk kepentingan pembelajaran. Surat penawaran yang berkualitas akan membaca kepada kerjasama bisnis yang berkualitas pula. Silahkan bagikan tulisan ini ke media sosial milikmu. Terimakasih sudah berkunjung di kosngosan
Namun bagi sebagian perusahaan menganggap surat ini sepele dan terkesan tidak memperhatikan detail rincian setiap item yang akan dikerjasamakan. Ketika pihak penerima proyek hendak mengajukan harga, memborong pekerjaan, dan meminta detail biaya proyek barang yang akan dikerjasamakan oleh perusahaan, maka keberadaan surat ini menjadi yang harus dilengkapi dalam dokumen.
Oleh karena itu kali ini kosngosan akan memberikan tips membuat surat penawaran yang berkualitas sekaligus memberikan contoh nya agar kamu bisa melakukan kerjasama tanpa mengalami kendala dan terkesan amatiran.
Dokumen penawaran biasanya dibuat oleh pihak administrasi. Akan tetapi untuk isi penawarannya maka seluruh anggota perusahaaan bertanggung jawab dalam menghasilakn dokumen penawaran yang berkualitas. Bagaimana surat ini dinilai dari kualitasnya? Surat penawaran yang terbaik tentunya memiliki struktur dan tujuan yang jelas.
Baca juga : Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang
Contoh Quotation Letter
Secara umum sebelum mengadakan kontrak kerjasama, maka pihak penyedia jasa atau barang akan memberikan dokumen penawaran yang terdiri dari 2 dokumen yaitu dokumen harga penawaran dan dokumen kualifikasi. Apabila diperlukan maka akan ditambah dokumen lain semacam data teknis dan sebagainya.
Kamu bisa membuat surat penawaran menggunakan microsoft excel, agar lebih mudah dalam perhitungan biaya dan teknisnya. Memanfaatkan rumus excel terbilang cukup mudah, kamu bisa googling panduan penggunaannya.
Contoh Quotation Barang
No : 01/PKSB/XII-2021 Padangsidimpuan, 15 Desember 2021
Perihal : Penawaran Barang
Lampiran -
Yth : Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
PT.UKMSUMUT
JL. Nusa Indah No. 21 Padangsidempuan
Dengan Hormat Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Angin Ribut, kepada Bapak / Direktur PT. Kosngosan di JL. Nusa Indah No. 21 Padangsidimpuan Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang berupa alat elektronik kantor berupa Komputer dll.
Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT Kosngosan adalah perusahaan yang sedang berkembang pesat dan akan membangun lagi gedung perkantoran baru, sehingga di butuhkan alat-alat perkantoran. Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk pengadaan barang elektronik perkantoran seperti :
Nama Barang : Printer
Merk : HP Officeject Pro 6830 e-All-in-one
Harga : 2.480.000
Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih
Hormat kami
Manajer Pemasaran PT.KOSNGOSAN
MUHAMMAD REZA HARAHAP
Contoh Quotation 2
PT. KOSNGOSAN
J1. Nusa Indah No. 21
Padangsidimpuan
No.Telepon 0751-699-524/Kode pos : 25472
Email : kosngosan@yahoo.co.id
No : 01/PKSB/XII-2021
Bandung, 25 Desember 2021
Perihal : Balasan Penawaran Barang Lampiran
Yth : Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
PT. UKMSUMUT JL. Juanda No.28 Medan
Dengan Hormat Sehubungan dengan surat penawaran dari perusahaan saudara bernomor 01/PKSBDUI-2021, tentang penawaran beberapa unit peralatan perkantoran. Setelah mengadakan rapat dengan bagian divisi administrasi dan inventaris maka kami sepakat untuk membeli beberapa item barang tersebut seperti yang tertera dibawah ini
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih
Hormat kami
Manajer Pemasaran PT. KOSNGOSAN
REZA HARAHAP
Contoh Quotation 3
Surat Penawaran EXCEL
Berikut salah satu contoh bagian surat penawaran yang bisa menjadi referensi untuk kamu :
Kamu juga bisa Unduh surat penawaran proyek format excel disini. Petunjunk nya setelah kamu klik tautan tersebut, kamu akan diarahkan kehalaman safelink, tunggu sampai 5 detik hingga tombol download muncul.
Klik dan kamu akan dibawa ke google drive. Silahkan download dokumennya sepuasnya. Kamu bisa mengedit beberapa bagian tersebut karena formatnya xlx yang memang memiliki hak akses penuh.
Baca juga : Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji
Cara membuat Quotation
Ada beberapa bagian dalam dokumen quotation yang perlu kamu ketahui, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Surat penawaran
Surat penawaran merupakan lembar pembuka yang berperan sebagai sampul dari dokumen penawaran. Ini adalah ujung tombak awet tidaknya kerjasama suatu bisnis. Kerjasama bisnis bisa saja dibatalkan karena surat penawaran ini tidak sesuai isinya dengan ketentuan.
Surat penawaran harus sudah sempurna saat dokumen penawaran akan diserahkan. Pihak administrasi perusahaan harus benar benar mengecek kesempurnaan surat penawaran ini. Seperti pengecekan kepala surat, bilangan yang tercantum dan bahkan tanda tangan pemimpin perusahaan yang tertera di bawah surat.
2. Daftar rekapitulasi biaya
Lembaranini berisi daftar yang memuat rekapitulasi dari keseluruhan biaya yang telah disusun dalam daftar perincian biaya. Di dalam daftar ini akan terlihat berapa jumlah penawaran dari pihak penawar kerja sama.
3. Daftar perincian biaya
Semua biaya yang dibutuhkan dari pekerjaan yang masuk dalam ketegori kerjasama bisnis ini akan disebutkan di dalam daftar perincian biaya ini. Biasanya panitia sudah mempersiapkan format pengisiannya.
4. Daftar harga satuan bahan produk dan upah tenaga kerja
Apabila kerjasama meliputi tenaga kerja dan produksi dari bahan baku, maka dokumen ini perlu disertakan. Untuk itu masing masing kedua belah pihak harus sudah menyusun dan mengikuti perkembangan daftar harga satuan dan upah tenaga agar dihasilkan daftar yang kredibel dan sesuai dengan kondisi dilapangan.
5. Daftar analisis harga satuan pekerjaan
Semua aktifitas pekerjaan yang ada didalam Daftar perincian biaya harus dibuat penjabarannya di dalam sebuah analisis harga satuan pekerjaan. Ada 2 sistem analisis harga satuan pekerjaan yaitu analisis BOW dan SNI. Untuk pengaplikasiannya kamu bisa googling di internet karena tidak akan dibahas disini.
6. Fotocopy jaminan penawaran
Dokumen ini terkait surat pernyataan dari sebuah lembaga resmi yang menyatakan bahwa lembaga tersebut memberikan jaminan terhadap penawaran yang diberikan penawar proyek. Jaminan penawaran ini dapat diperoleh peserta lelang dari bank umum atau perusahaan asuransi setempat.
7. Surat pernyataan sesanggupan membayar BPJS Ketenagakerjaan
Pihak penerima proyek juga akan mensyaratkan agar perusahaan menyanggupi untuk mengikuti program jaminan sosial tenaga kerja melalui asuransi BPJS. Terkadang surat pernyataan ini digabungkan bersama surat kesanggupan membayar pajak dan menjalankan program K3.
8. Struktur organisasi pelaksanaan
Dokumen ini merupakan skema organisatoris yang isinya pekerja yang akan melakukan kegiatan proyek. Beberapa jabatan umum dalam struktur organisasi seperti site manager, site engineer sipil, site engineer arsitektur, pelaksana sipil, pelaksana arsitektur, surveyor, logistik dan administrasi dan banyak lagi.
9. Metode pelaksanaan teknis
Sebuah proposal yang menjelaskan bagaimana penawar proyek melaksanakan pekerjaan tersebut. Metode pelaksanaan akan memiliki nilai lebih jika menggambarkan inovasi dan alur kerja yang runtut, mudah dipahami dan menggambarkan keselurahan antara waktu pelaksanaan dan alur kerja pelaksanaan.
10. Jadwal rencana pelaksanaan proyek
Jadwal yang berisi item pekerjaan beserta waktu pelaksanaanya. Dalam dokumen penawaran biasanya jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan dilengkapi dengan Kurva S
11. Daftar personil inti
Dokumen ini berisi daftar pekerja yang akan menyelesaikan proyek. Dokuemn ini akan mencantumkan nama pekerja, tempat tanggal lahir, pendidikan, pengalaman kerja, nomor ijazah, nomor surat keterangan ahli (SKA) atau nomor surat keterangan terampil (SKT).
12. Daftar peralatan
Dokumen ini memuat list alat yang dimiliki perusahaan yang akan dipergunakan dalam proyek. Terdiri dari jenis alat, merk, tahun pembuatan dan jenis kepemilikannya. Dengan demikian dipastikan kegiatan teknis proyek akan menggunakan alat yang sesuai dengan standar kerja.
13. Network planning
Dokukmen ini mengandung bagan yang menampilkan urutan pekerjaan dari awal hingga akhir. Dengan adanya bagan urutan pekerjaan ini, maka proyek diharapkan akan lebih terorganisir dan matang mengikuti urutan atau tahapan proyek.
14. Surat pernyataan minat
Seperti namanya, dokumen ini berisi pernyataan minat calon penyedia jasa untuk mengikuti kegiatan proyek. Bila dokumen ini tidak ada sejatinya perusahaan penawar dinyatakan tidak memiliki minat untuk ikut proyek sehingga dokumen panawarannya juga tidak akan berlaku.
15. Pakta integritas
Berupa semacam surat pernyataan peserta proyek yang isinya untuk tidak melakukan praktik yang melanggar hukum seperti kolusi, korupsi dan nepotisme dalam segala bentuk apapun. Dan apabila terbukti melanggar maka akan dikenakan sanksi sesuai hukum yang berlaku.
16. Formulir isian mengenai kualifikasi
Terakhir adalah dokumen yang berisi sebuah formulir memuat data perusahaan penawar proyek. Bagian ini seperti Curriculum vitae-nya sebuah perusahaan. Berisi pengalaman dan keberhasilan proyek apa saja yang sudah dikerjakan serta kemampuan apa yang dimiliki perusahaan tersebut.
Baca juga : Contoh Surat Peringatan Kerja
Kata Penutup
Sebagai seorang pebisnis, kamu perlu mengetahui bagaimana cara membuat quotation atau surat penawaran yang baik dan benar, sehingga klien atau partner bisnis mu juga bisa puas bekerjaa sama dengan mu. Walaupun sekarang kamu bisa memperkerjakan orang untuk membuat hal hal sepele seperti ini, tidak ada salahnya mengetahuinya supaya menambah pengetahuan dan keterampilanmu sebagai seorang pengusaha atau karyawan
Demikianlah pembahasan seputar Surat Quotation Penawaran Harga Barang Proyek Lengkap kali ini, semoga kamu bisa memanfaatkan file diatas untuk kepentingan pembelajaran. Surat penawaran yang berkualitas akan membaca kepada kerjasama bisnis yang berkualitas pula. Silahkan bagikan tulisan ini ke media sosial milikmu. Terimakasih sudah berkunjung di kosngosan
