5 Tips meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
Bagaimana cara membuat rundown acara yang baik dan benar? yang dimaksud dengan rundown acara adalah rencana atau daftar kegiatan yang akan dilaksanakan oleh panitia. Menggelar acara yang sukses adalah impian semua event organizer.
Ada banyak sekali acara seperti pameran, rapat, penggelaran proyek yang mengundang khalayak ramai ini menjadi tanggung jawab besar yang kesuksesannya adalah kebanggaan bersama.
Baca juga : Contoh Kata Sambutan Ketua Panitia
Untuk menghindari terjadinya masalah, maka dibuatlah berbagai konsep dan tema acara yang matang. Nah bagaimana cara menghindari, mengatasi atau memperkecil kesalahan yang terjadi dalam suatu acara? Mari kita simak pembahasan kosngosan selanjutnya.
Siapa yang tidak menginginkan konsep acara yang menarik? Semua orang ingin agar acara yang ditanganinya berjalan dengan lancar tanpa kesalahan, seperti konsep acara musik misalnya. Orang orang datang dan menikmati musik yang disuguhkan, maka proyek akan dinilai berhasil oleh promotor.
Apa yang dimaksud dengan acara? Acara secara bahasa dan teknis merupakan kata dalam bahasa Indonesia untuk mengungkapakan agenda, hal atau pokok masalah yang akan dibahas dalam rapat atau musyawarah. Akan tetapi maknanya bisa lebih luas menjadi kegiatan yang dilakukan untuk menarik khalayak umum dalam suatu topik khusus.
Ada banyak contoh acara seperti misalnya acara musik, acara memasak, olahraga, pendidikan dan sebagainya. Tema dan konsep acara yang sudah disusun kemudian akan diterapkan sehingga diupayakan agar sesuai dengan rancangan semula.
Adapun perbedaan antara tema dan konsep acara adalah tema merupakan suatu pola atau gagasan spesifik yang berulang di seluruh desain pada suatu proyek atau acara sementara konsep yaitu gagasan yang memadukan berbagai unsur ke dalam suatu keseluruhan acara.
Lihat juga : Tips Berbicara Lancar di Depan Umum
Secara keseluruhan, setiap acara pastilah ada kekurangan dan kelebihannya masing masing. Sebagai seorang penanggung jawab, kamu tidak bisa menghilangkan semua kesalahan dan membuat acara yang benar benar sempurna.
Akan tetapi kamu bisa meminimalisir atau mengurangi kesalahan yang ada agar kemudian dikemudian hari bisa diperbaiki kembali. Berikut adalah beberapa langkah untuk meminimalisir kesalahan dalam acara :
Memastikan tugas yang kamu berikan kepada setiap anggota tim haruslah sesuai dengan bakat dan skill dan mereka memiliki, sehingga mereka bisa dimintai pertanggung jawaban nnya nanti ketika evaluasi dilakukan.
Agar setiap anggota tim memahami alur acara, buatlah susunan acara dari jauh hari minimal 2 minggu sebelum hari H. Dengan rundown acara yang matang, dapat dipastikan bahwa seluruh panitia akan menguasai arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.
Siapa yang tidak menginginkan konsep acara yang menarik? Semua orang ingin agar acara yang ditanganinya berjalan dengan lancar tanpa kesalahan, seperti konsep acara musik misalnya. Orang orang datang dan menikmati musik yang disuguhkan, maka proyek akan dinilai berhasil oleh promotor.
Apa yang dimaksud dengan acara? Acara secara bahasa dan teknis merupakan kata dalam bahasa Indonesia untuk mengungkapakan agenda, hal atau pokok masalah yang akan dibahas dalam rapat atau musyawarah. Akan tetapi maknanya bisa lebih luas menjadi kegiatan yang dilakukan untuk menarik khalayak umum dalam suatu topik khusus.
Ada banyak contoh acara seperti misalnya acara musik, acara memasak, olahraga, pendidikan dan sebagainya. Tema dan konsep acara yang sudah disusun kemudian akan diterapkan sehingga diupayakan agar sesuai dengan rancangan semula.
Adapun perbedaan antara tema dan konsep acara adalah tema merupakan suatu pola atau gagasan spesifik yang berulang di seluruh desain pada suatu proyek atau acara sementara konsep yaitu gagasan yang memadukan berbagai unsur ke dalam suatu keseluruhan acara.
Lihat juga : Tips Berbicara Lancar di Depan Umum
Tips Meminimalisir Kesalahan Membuat Acara
Secara keseluruhan, setiap acara pastilah ada kekurangan dan kelebihannya masing masing. Sebagai seorang penanggung jawab, kamu tidak bisa menghilangkan semua kesalahan dan membuat acara yang benar benar sempurna.
Akan tetapi kamu bisa meminimalisir atau mengurangi kesalahan yang ada agar kemudian dikemudian hari bisa diperbaiki kembali. Berikut adalah beberapa langkah untuk meminimalisir kesalahan dalam acara :
Adanya job description dan tanggung jawab yang jelas
Membentuk panitia atau tim dalam sebuah acara adalah suatu keharusan. Tim yang terbentuk dibagi menjadi kedalam beberapa divisi dan pastikan setiap tim memiliki job-desc yang jelas. Jangan biarkan ada anggota yang bingung atau melakukan job desk ganda.Memastikan tugas yang kamu berikan kepada setiap anggota tim haruslah sesuai dengan bakat dan skill dan mereka memiliki, sehingga mereka bisa dimintai pertanggung jawaban nnya nanti ketika evaluasi dilakukan.
Rencanakan rundown atau tata laksana acara jauh hari sebelum event digelar
Ada banyak event organizer yang membuat rundown acara saat mendekati hari H. Tapi kebiasaan buruk itu dapat membuat acara menjadi berantakan atau tidak matang saat hari H. Rundown yang matang adalah kunci dari kesuksesan acara.Agar setiap anggota tim memahami alur acara, buatlah susunan acara dari jauh hari minimal 2 minggu sebelum hari H. Dengan rundown acara yang matang, dapat dipastikan bahwa seluruh panitia akan menguasai arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.
Menggelar rapat atau briefing sebelum acara dimulai
Rapat dan briefing harus cukup sering dilakukan untuk mematangkan setiap teknis persiapan. Hal ini juga untuk meningkatkan komunikasi dan interaksi antar tim.Selain itu dengan adanya briefing setiap paginya, maka kamu bisa mengevaluasi apa saja kekurangan yang ada pada teknis acara. Buatlah briefing sesantai mungkin agar anggota bisa mengeluarkan uneg uneg mereka sehingga tercipta lah acara yang sempurna dan matang.
Menjunjung kekompakan dan teamwork
Sebagai ketua acara, kamu harus meningkatkan kerjasama antar tim. Karena teamwork ini menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara.Pastikan komunikasi sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai interaksi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan dan konflik.
Komunikasi dan interaksi yang baik tidak hanya diperlukan saat merencanakan acara, akan tetapi juga diperlukan saat acara sedang berlangsung
Oleh karena itu kamu jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana, disaat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, maka kamu dan tim masih memiliki rencana B sebagai persiapan.
Harus buat plan B untuk cadangan bila resiko terjadi
Acara apa pun namanya, resiko kesalahan dan hambatan itu selalu ada. Walaupun sudah di rencanakan dan dipersiapkan dengan baik, kamu wajib membuat plan B atau rencana cadangan apabila rundown acara tidak berjalan sesuai dengan perencanaan sebelumnya.Oleh karena itu kamu jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana, disaat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, maka kamu dan tim masih memiliki rencana B sebagai persiapan.
Cara Membuat Rundown Acara
Untuk membuat rundown acara, berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan:
- Tentukan tujuan acara: Pertama-tama, tentukan tujuan acara untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan tujuan tersebut.
- Buat daftar kegiatan: Buat daftar kegiatan yang akan dilakukan dalam acara, termasuk pembicara, presentasi, hiburan, dan lainnya.
- Tentukan jadwal waktu: Tentukan jadwal waktu untuk setiap kegiatan, termasuk kapan kegiatan akan dimulai dan berakhir, dan berapa lama durasi masing-masing kegiatan.
- Urutkan kegiatan: Urutkan kegiatan sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan, mulai dari acara pembukaan hingga acara penutup.
- Buat catatan: Buat catatan untuk setiap kegiatan, termasuk apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan apa yang harus disiapkan.
- Review dan revisi : Revisi dan review rundown acara sebelum acara dimulai, untuk memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan jadwal dan tujuan acara.
- Distribusikan kepada semua pihak yang terkait : Distribusikan atau kirimkan rundown acara kepada semua pihak yang terkait, seperti pembicara, panitia, dan tim produksi untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang jadwal dan kegiatan acara.
Baca juga : Contoh Kata Sambutan Ketua Panitia
Kata Penutup
Membuat acara yang sempurna memang menjadi keingian banyak orang, apalagi buat kamu yang berprofesi sebagai event organizer.Semoga beberapa tips diatas bisa menjadi referensi buat kalian ya. Demikian artikel mengenai Tips meminimalisir kesalahan dalam suatu acara kali ini
Semoga bermanfaat untuk kamu yang saat ini menjadi penanggung jawab atau menjadi panitia dari event organizier. Semoga acaranya sukses!
